很多時(shí)候，會(huì)議是完成某件事的最佳方法。

會(huì)議的基本思想很簡(jiǎn)單：兩個(gè)或兩個(gè)以上的人聚在一起討論一個(gè)或多個(gè)主題。它可以處于正式或非正式的環(huán)境中。它可以在一個(gè)組織內(nèi)的人員之間，也可以在多個(gè)組織中的人員之間。

會(huì)議的概念很古老。在最基本的級(jí)別上，舉行會(huì)議以使人們聚在一起談?wù)撌虑椤?/span>召開(kāi)會(huì)議可能有很好的理由，而召開(kāi)會(huì)議可能有不好的理由，我們將討論兩者。

會(huì)議也有不同類型，其中一些會(huì)議本質(zhì)上比其他會(huì)議更有效率。

什么時(shí)候有他們

有很多開(kāi)會(huì)的理由。很多時(shí)候，會(huì)議是完成某件事的最佳方法。

銷售會(huì)議和客戶會(huì)議是召開(kāi)會(huì)議的明顯時(shí)機(jī)。但是除此之外，會(huì)議還有其他很好的理由：

• 集思廣益會(huì)議：面對(duì)面交流通常很容易，即使這實(shí)際上是很有意義的。
• 為決策提供支持：盡管決策會(huì)議通常會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，但一旦做出決策就建立支持會(huì)議有時(shí)是個(gè)好主意。
• 涵蓋重要事項(xiàng)：有時(shí)，召開(kāi)小型會(huì)議是與關(guān)鍵人員一起涵蓋重要事項(xiàng)的好方法。如果重要新聞不是特別積極，那就尤其如此。面對(duì)面的互動(dòng)通常是比壞消息（例如電子郵件）更好的壞消息發(fā)布方式。

什么時(shí)候跳過(guò)它們

會(huì)議通常是與員工，團(tuán)隊(duì)成員甚至客戶溝通的效率低下的方式。他們可能以非常不利于生產(chǎn)力的方式中斷工作日。他們可能花費(fèi)比計(jì)劃更長(zhǎng)的時(shí)間。很多時(shí)候，它們不會(huì)導(dǎo)致任何富有成效的結(jié)論。

如果沒(méi)有一個(gè)很好的理由來(lái)開(kāi)會(huì)，而不是其他形式的通信，那么最好尋求其他選項(xiàng)實(shí)現(xiàn)你希望從會(huì)議中得到的結(jié)果。

開(kāi)會(huì)有一些不好的理由：

• 狀態(tài)會(huì)議：通常僅是為了通知人們發(fā)生了什么事情而召開(kāi)狀態(tài)會(huì)議，但是在大多數(shù)情況下，電子郵件或類似的通信更為有效并且浪費(fèi)的時(shí)間更少。
• 更新會(huì)議：與狀態(tài)會(huì)議一樣，當(dāng)各種團(tuán)隊(duì)成員需要更新項(xiàng)目所在位置時(shí)，也會(huì)使用更新會(huì)議。同樣，電子郵件或其他基于文本的消息將更加高效。
• 讓所有人都聽(tīng)到：即使管理得當(dāng)，這類會(huì)議也常常浪費(fèi)大量時(shí)間。相反，要求每個(gè)人提交他們的想法或疑慮，然后找到解決它們的方法（可能包括開(kāi)會(huì)）。

當(dāng)然，現(xiàn)在有時(shí)候會(huì)議更多地與社會(huì)期望有關(guān)，而不是與實(shí)際完成工作有關(guān)。當(dāng)涉及到客戶會(huì)議時(shí)，尤其如此。一些客戶覺(jué)得與他們雇用的人需要“面對(duì)面的時(shí)間”，因此您可能不得不處理這些事情或冒失去客戶的風(fēng)險(xiǎn)。在這種情況下，最好計(jì)劃一些后續(xù)交流，以澄清會(huì)議中討論的所有內(nèi)容。

應(yīng)該包括誰(shuí)

重要的是，會(huì)議中包括的每個(gè)人實(shí)際上都必須在那兒，并且每個(gè)需要參加的人都實(shí)際上在那兒。

如果您要開(kāi)會(huì)討論某個(gè)特定項(xiàng)目，那么參與該項(xiàng)目的每個(gè)人都應(yīng)該在那兒。如果您要與客戶會(huì)面，請(qǐng)確保有實(shí)際決策者在任何可能的地方。您想直接與實(shí)際做出決定的人交談，而不是與您必須依靠的另一位成員準(zhǔn)確地交流您所說(shuō)的話。

會(huì)議類型

有很多不同類型的會(huì)議。有些非常有用，而另一些則沒(méi)有那么有用。

內(nèi)部會(huì)議

內(nèi)部會(huì)議（也稱為員工會(huì)議或團(tuán)隊(duì)會(huì)議）在您的組織內(nèi)舉行。他們可能包括您的整個(gè)員工（很少有個(gè)好主意），或者只是特定的關(guān)鍵團(tuán)隊(duì)成員。

內(nèi)部會(huì)議的召開(kāi)可能有多種原因，但是大多數(shù)情況下是在需要在小組內(nèi)進(jìn)行信息共享和討論時(shí)才舉行內(nèi)部會(huì)議。

召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議有一些很好的理由：

• 頭腦風(fēng)暴會(huì)議
• 目標(biāo)會(huì)議
• 團(tuán)隊(duì)建設(shè)（雖然不一定要在辦公室外進(jìn)行）
• 大型會(huì)議（通常每年大約舉行一次）

然而，內(nèi)部會(huì)議往往最容易浪費(fèi)時(shí)間。與召開(kāi)正式會(huì)議相比，通常存在更好的溝通方式和有效合作的方式，因此請(qǐng)避免將它們當(dāng)作干擾。

遠(yuǎn)程和虛擬會(huì)議

隨著越來(lái)越多的團(tuán)隊(duì)和公司雇用遠(yuǎn)程工作者，虛擬會(huì)議變得越來(lái)越普遍。一些公司除了虛擬辦公室外沒(méi)有其他任何運(yùn)作，這意味著它們幾乎完全是遠(yuǎn)程會(huì)議。

這些通常是通過(guò)Skype等工具或其他網(wǎng)絡(luò)會(huì)議服務(wù)完成的。根據(jù)需要完成的工作，還有許多其他的遠(yuǎn)程會(huì)議和協(xié)作工具。當(dāng)然，遠(yuǎn)程會(huì)議總是有其特點(diǎn)：電話會(huì)議。

銷售會(huì)議

銷售會(huì)議是與潛在客戶舉行的，通常更像是一種“認(rèn)識(shí)您”的情況。這里的目標(biāo)是要了解客戶并說(shuō)服他們您是適合該工作的團(tuán)隊(duì)（或至少不是錯(cuò)誤的團(tuán)隊(duì)）。

銷售會(huì)議可以在您的辦公室，客戶辦公室或餐廳或咖啡廳等第三地點(diǎn)舉行。

銷售會(huì)議有一些關(guān)鍵，特別是在公開(kāi)場(chǎng)合。

• 如果要在自己的辦公室主持會(huì)議，請(qǐng)至少提供一些茶點(diǎn)，例如咖啡。
• 如果您要去客戶辦公室，請(qǐng)注意他們營(yíng)業(yè)地點(diǎn)的著裝要求。盡管您不一定需要完全匹配它，但是當(dāng)每個(gè)人都穿著牛仔褲和T恤衫時(shí)，您不想穿著三件套西裝出現(xiàn)，反之亦然。
• 如果在餐廳見(jiàn)面，請(qǐng)從潛在客戶那里獲取有關(guān)食物和飲料的提示。如果他們不點(diǎn)酒，您也不應(yīng)該。即使您的客戶大量飲酒，也不應(yīng)如此。保持專業(yè)！
• 如果您將客戶帶到餐廳，咖啡店等，則期望選擇標(biāo)簽。
• 想到銷售會(huì)議有點(diǎn)像第一次約會(huì)是個(gè)好主意：您希望找到共同點(diǎn)，同時(shí)給人留下深刻（準(zhǔn)確）的第一印象。

銷售會(huì)議經(jīng)常被視為必不可少的邪惡。有些人在這些環(huán)境中蒸蒸日上，可以毫無(wú)問(wèn)題地與客戶達(dá)成交易。其他人討厭它們，并盡可能避免它們。但是不幸的是，有些客戶在愿意與您合作之前會(huì)堅(jiān)持這種會(huì)議。

與現(xiàn)有客戶會(huì)面

有時(shí)，您已經(jīng)與之合作的客戶會(huì)開(kāi)會(huì)。通常這樣做是為了獲取項(xiàng)目的更新，或者需要更改項(xiàng)目的范圍。

有時(shí)您會(huì)在中立的地方開(kāi)會(huì)，但是這些會(huì)議通常在您或客戶的辦公室舉行。再次，就像銷售會(huì)議一樣，如果您要在辦公室開(kāi)會(huì)，則需要提供一些基本的茶點(diǎn)。

啟動(dòng)會(huì)議是您可能需要為每個(gè)新客戶舉辦的非常常見(jiàn)的計(jì)劃會(huì)議類型。這是客戶與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的大部分或全部在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)開(kāi)會(huì)的時(shí)候，彼此結(jié)識(shí)并討論每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的角色。在某些情況下，這不會(huì)與客戶舉行，而是內(nèi)部會(huì)議。

年度會(huì)議

年度會(huì)議略有不同，通常更像是會(huì)議，而不是我們通常認(rèn)為的會(huì)議。年度會(huì)議將組織中的每個(gè)人召集在一起，有時(shí)包括演講者，講習(xí)班，課程等。

這些在擁有許多辦事處的大型公司中最常見(jiàn)，盡管在擁有分布式工作人員的公司中也很常見(jiàn)。對(duì)于很少親自進(jìn)行互動(dòng)的員工來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)很好的方法，它可以增強(qiáng)公司的內(nèi)部文化。

幸存的客戶會(huì)議

客戶會(huì)議比一般的內(nèi)部會(huì)議給您帶來(lái)更大的壓力。無(wú)論是第一次會(huì)議還是第十五次會(huì)議，您都必須給人留下專業(yè)的印象。您可以做很多事情來(lái)確保您的客戶會(huì)議有效。

你需要一個(gè)議程

與客戶舉行的每次會(huì)議都應(yīng)該有一個(gè)議程，即使只是在您的腦海中。會(huì)議的召開(kāi)是有原因的，有些事情需要解決。詢問(wèn)您的客戶會(huì)議的目的是什么（如果他們要求的話），這樣您就可以清楚地知道需要完成什么。

設(shè)定關(guān)鍵目標(biāo)

盡管不一定是同一件事，但這直接關(guān)系到議程。會(huì)議的目標(biāo)可能是澄清項(xiàng)目的某些方面，或者讓客戶同意您的想法。無(wú)論哪種情況，了解會(huì)議的目標(biāo)是什么，知道客戶的目標(biāo)是什么，都會(huì)使會(huì)議更加順利。

問(wèn)好問(wèn)題

在大多數(shù)客戶會(huì)議中，您都希望從客戶那里收集信息，即使這些信息是對(duì)您的想法或建議的反饋。通過(guò)向客戶提出好的問(wèn)題，您將能夠了解他們想要的東西以及他們真正的想法。在某些情況下，客戶本身可能不知道他們想要什么，只有通過(guò)向他們提出問(wèn)題，您才能引導(dǎo)他們得出結(jié)論。

確保合適的人在那里

如前所述，您需要確保任何項(xiàng)目的關(guān)鍵決策者都出席會(huì)議。沒(méi)有他們，會(huì)議將無(wú)法達(dá)成實(shí)際的結(jié)論或解決方案，您可能會(huì)陷入無(wú)休止的后續(xù)行動(dòng)周期。

召開(kāi)客戶會(huì)議時(shí)，可以詢問(wèn)甚至明確要求某些關(guān)鍵決策者出席（如果您知道他們是誰(shuí)）。如果您不知道他們是誰(shuí)，那么可以問(wèn)一下與您會(huì)面的人，看看是否還有其他人參與決策過(guò)程，然后看看他們是否會(huì)參加。

做好準(zhǔn)備

準(zhǔn)備有兩個(gè)方面。首先，您需要確保擁有正確呈現(xiàn)給客戶的所有信息。其中包括必要的視覺(jué)輔助工具，以及您可能擁有的任何實(shí)際原型或模型。

如果您不在辦公室開(kāi)會(huì)，請(qǐng)確保在需要顯示在線資產(chǎn)時(shí)可以使用wi-fi。有一個(gè)備份計(jì)劃，以防萬(wàn)一。出席會(huì)議并無(wú)法向他們展示您的承諾時(shí)，沒(méi)有什么比這更專業(yè)。

其次，您的客戶不可避免地會(huì)對(duì)您遇到的任何問(wèn)題有任何疑問(wèn)或異議。為這些問(wèn)題或異議做好準(zhǔn)備的關(guān)鍵。有時(shí)候在別人面前做演講是一個(gè)好主意，看看他們可能有什么問(wèn)題或反對(duì)意見(jiàn)，以作準(zhǔn)備。

做筆記

在任何客戶會(huì)議期間，您應(yīng)始終記筆記。您不能依靠自己的記憶來(lái)記住重要的細(xì)節(jié)或討論要點(diǎn)。甚至只是對(duì)所討論內(nèi)容的概括概述也可能會(huì)有所幫助。

如果在實(shí)際會(huì)議期間做筆記不方便，或者您只能記下幾件事，那么一種有用的技術(shù)是在會(huì)議之后立即做一些筆記。如果您在會(huì)議期間記了一些筆記，然后又花了五到十分鐘來(lái)充實(shí)這些筆記并記下其他想法，那么您不太可能忘記重要的事情。

發(fā)送會(huì)議后摘要

最后，會(huì)議中的每個(gè)人都必須在同一頁(yè)上保持一致，這一點(diǎn)至關(guān)重要。這就是為什么會(huì)議后摘要可以成為非常有用的工具。花幾分鐘時(shí)間寫(xiě)出會(huì)議摘要，尤其是包括已達(dá)成的任何結(jié)論或需要采取的任何行動(dòng)步驟。

分配后續(xù)任務(wù)

您很可能會(huì)離開(kāi)會(huì)議，并列出接下來(lái)需要做的事情。除非您自己處理所有任務(wù)，否則請(qǐng)確保將每個(gè)任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員以完成任務(wù)。

使內(nèi)部會(huì)議富有成效

考慮到每年僅在美國(guó)企業(yè)上不必要的，無(wú)效的會(huì)議就浪費(fèi)了370億美元的薪水成本，因此限制會(huì)議的召開(kāi)并使其步入正軌至關(guān)重要。

內(nèi)部會(huì)議有許多種可能的方式可以偏離正軌并浪費(fèi)時(shí)間。這就是為什么這么多公司完全避免使用它們的原因。但是，有一些關(guān)鍵可以使您必要的會(huì)議保持高效。

考慮時(shí)間

當(dāng)您開(kāi)會(huì)時(shí)，會(huì)議效率是非常重要的一部分。盡管會(huì)議本身可能只持續(xù)30分鐘，但是如果打斷了員工一天中最有生產(chǎn)力的時(shí)間，那不是很好的時(shí)間浪費(fèi)。考慮早上開(kāi)會(huì)（當(dāng)許多員工要浪費(fèi)時(shí)間去喝咖啡和與同事聊天，或者做一些瑣碎的事情，例如趕上電子郵件）時(shí)，或午飯后開(kāi)會(huì)。

一些最糟糕的會(huì)議時(shí)間是在午餐之前（每個(gè)人都餓了，想離開(kāi)）和一天結(jié)束時(shí)（人們更加專注于完成工作，以便可以回家過(guò)夜）。早上和下午的好壞取決于您員工的工作周期。

定義目的和議程

每次會(huì)議都應(yīng)有一個(gè)目的，該目的應(yīng)在會(huì)議之前進(jìn)行定義。最重要的是，會(huì)議目的應(yīng)該與參加會(huì)議的人員共享，以便他們知道會(huì)發(fā)生什么。

沒(méi)有比員工不知道目的的神秘會(huì)議更能引起壓力或浪費(fèi)時(shí)間了。如果公司正在進(jìn)行任何類型的更改或在財(cái)務(wù)上或其他方面遇到任何問(wèn)題（或據(jù)傳有問(wèn)題），則尤其如此。

員工經(jīng)常想知道下一次會(huì)議是否是他們將要發(fā)現(xiàn)的大規(guī)模裁員，部門(mén)結(jié)構(gòu)或工作職責(zé)的重大變化或更糟的會(huì)議。公司本身關(guān)閉。這使他們?cè)陂_(kāi)會(huì)之前的工作效率大打折扣，因?yàn)樗麄儞?dān)心會(huì)議將包括什么。

會(huì)議議程應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始之前發(fā)出。它應(yīng)該清楚地概述將要討論的內(nèi)容以及會(huì)議的時(shí)間和持續(xù)時(shí)間。

保持話題

由于您有一個(gè)議程，因此在整個(gè)會(huì)議中保持話題主題比較容易。如果與會(huì)者提出其他主題，請(qǐng)記下它們以供以后討論，但不要偏離議程。

要求特定的參與者負(fù)責(zé)使事情保持正軌甚至?xí)兴鶐椭?/span>這是一項(xiàng)重要的工作，如果您希望提高會(huì)議的效率，就需要處理這一工作。

只有必要的人可以參加

為什么要浪費(fèi)不需要參加會(huì)議的員工的時(shí)間？只有直接參與會(huì)議主題的人才能出席。有時(shí)，這意味著拆分為多個(gè)會(huì)議，以使主題與每組參與者相關(guān)。這比要求只需要在會(huì)議的一小部分時(shí)間到那里的員工浪費(fèi)一個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間要好得多。

充分準(zhǔn)備

一旦掌握了議程，就可以為會(huì)議做好充分的準(zhǔn)備。確保您擁有所需的一切，并確保在會(huì)議開(kāi)始之前共享與會(huì)者需要的所有信息。會(huì)議開(kāi)始時(shí)，您應(yīng)該做的最后一件事是瀏覽隨機(jī)記錄，以弄清楚從哪里開(kāi)始或涵蓋哪些內(nèi)容。

這也是為什么與參加者分享您的議程很重要的原因，這樣他們才有時(shí)間充分準(zhǔn)備自己的時(shí)間。

堅(jiān)持不懈

每次會(huì)議應(yīng)有開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。那些時(shí)間應(yīng)該堅(jiān)持。這意味著即使不是每個(gè)人都在場(chǎng)，也要準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議。這也意味著即使沒(méi)有涵蓋所有內(nèi)容，也要結(jié)束會(huì)議。嚴(yán)格執(zhí)行此操作將使您更有效率，因?yàn)槿绻佬枰谔囟〞r(shí)間段內(nèi)完成某些事情，您將不太可能偏離。

如果某人遲到，請(qǐng)不要花時(shí)間在會(huì)議本身上為他們回顧一下事情。所有這些都是懲罰那些努力守時(shí)并浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間的人。

您還需要使會(huì)議簡(jiǎn)短。會(huì)議絕不應(yīng)該超過(guò)一個(gè)小時(shí)，將會(huì)議限制在三十分鐘甚至十五分鐘是一個(gè)更好的主意。會(huì)議時(shí)間越短，就越容易按時(shí)進(jìn)行，離開(kāi)主題的時(shí)間也就越短。它還使與會(huì)人員感到緊迫感，您會(huì)發(fā)現(xiàn)更輕松地快速瀏覽主題。

杭州網(wǎng)站建設(shè)規(guī)則的一個(gè)例外是集體討論會(huì)議。但即使是這樣，也應(yīng)該分成更短的療程，以防止倦怠。集思廣益一個(gè)小時(shí)，然后稍事休息再回到它，比嘗試直接工作兩三個(gè)小時(shí)要有效得多。