營銷會議的設計會議終極指南

會議的基本思想很簡單：兩個或兩個以上的人聚在一起討論一個或多個主題。它可以處于正式或非正式的環(huán)境中。它可以在一個組織內的人員之間，也可以在多個組織中的人員之間。

會議的概念很古老。在最基本的級別上，舉行會議以使人們聚在一起談論事情。召開會議可能有很好的理由，而召開會議可能有不好的理由，我們將討論兩者。

會議也有不同類型，其中一些會議本質上比其他會議更有效率。

什么時候有他們

有很多開會的理由。很多時候，會議是完成某件事的最佳方法。

銷售會議和客戶會議是召開會議的明顯時機。但是除此之外，會議還有其他很好的理由：

• 集思廣益會議：面對面交流通常很容易，即使這實際上是很有意義的。
• 為決策提供支持：盡管決策會議通常會浪費時間，但一旦做出決策就建立支持會議有時是個好主意。
• 涵蓋重要事項：有時，召開小型會議是與關鍵人員一起涵蓋重要事項的好方法。如果重要新聞不是特別積極，那就尤其如此。面對面的互動通常是比壞消息（例如電子郵件）更好的壞消息發(fā)布方式。

什么時候跳過它們

會議通常是與員工，團隊成員甚至客戶溝通的效率低下的方式。他們可能以非常不利于生產力的方式中斷工作日。他們可能花費比計劃更長的時間。很多時候，它們不會導致任何富有成效的結論。

如果沒有一個很好的理由來開會，而不是其他形式的通信，那么最好尋求其他選項實現(xiàn)你希望從會議中得到的結果。

開會有一些不好的理由：

• 狀態(tài)會議：通常僅是為了通知人們發(fā)生了什么事情而召開狀態(tài)會議，但是在大多數(shù)情況下，電子郵件或類似的通信更為有效并且浪費的時間更少。
• 更新會議：與狀態(tài)會議一樣，當各種團隊成員需要更新項目所在位置時，也會使用更新會議。同樣，電子郵件或其他基于文本的消息將更加高效。
• 讓所有人都聽到：即使管理得當，這類會議也常常浪費大量時間。相反，要求每個人提交他們的想法或疑慮，然后找到解決它們的方法（可能包括開會）。

當然，現(xiàn)在有時候會議更多地與社會期望有關，而不是與實際完成工作有關。當涉及到客戶會議時，尤其如此。一些客戶覺得與他們雇用的人需要“面對面的時間”，因此您可能不得不處理這些事情或冒失去客戶的風險。在這種情況下，最好計劃一些后續(xù)交流，以澄清會議中討論的所有內容。

應該包括誰

重要的是，會議中包括的每個人實際上都必須在那兒，并且每個需要參加的人都實際上在那兒。

如果您要開會討論某個特定項目，那么參與該項目的每個人都應該在那兒。如果您要與客戶會面，請確保有實際決策者在任何可能的地方。您想直接與實際做出決定的人交談，而不是與您必須依靠的另一位成員準確地交流您所說的話。

會議類型

有很多不同類型的會議。有些非常有用，而另一些則沒有那么有用。

內部會議

內部會議（也稱為員工會議或團隊會議）在您的組織內舉行。他們可能包括您的整個員工（很少有個好主意），或者只是特定的關鍵團隊成員。

內部會議的召開可能有多種原因，但是大多數(shù)情況下是在需要在小組內進行信息共享和討論時才舉行內部會議。

召開內部會議有一些很好的理由：

• 頭腦風暴會議
• 目標會議
• 團隊建設（雖然不一定要在辦公室外進行）
• 大型會議（通常每年大約舉行一次）

然而，內部會議往往最容易浪費時間。與召開正式會議相比，通常存在更好的溝通方式和有效合作的方式，因此請避免將它們當作干擾。

遠程和虛擬會議

隨著越來越多的團隊和公司雇用遠程工作者，虛擬會議變得越來越普遍。一些公司除了虛擬辦公室外沒有其他任何運作，這意味著它們幾乎完全是遠程會議。

這些通常是通過Skype等工具或其他網絡會議服務完成的。根據需要完成的工作，還有許多其他的遠程會議和協(xié)作工具。當然，遠程會議總是有其特點：電話會議。

銷售會議

銷售會議是與潛在客戶舉行的，通常更像是一種“認識您”的情況。這里的目標是要了解客戶并說服他們您是適合該工作的團隊（或至少不是錯誤的團隊）。

銷售會議可以在您的辦公室，客戶辦公室或餐廳或咖啡廳等第三地點舉行。

銷售會議有一些關鍵，特別是在公開場合。

• 如果要在自己的辦公室主持會議，請至少提供一些茶點，例如咖啡。
• 如果您要去客戶辦公室，請注意他們營業(yè)地點的著裝要求。盡管您不一定需要完全匹配它，但是當每個人都穿著牛仔褲和T恤衫時，您不想穿著三件套西裝出現(xiàn)，反之亦然。
• 如果在餐廳見面，請從潛在客戶那里獲取有關食物和飲料的提示。如果他們不點酒，您也不應該。即使您的客戶大量飲酒，也不應如此。保持專業(yè)！
• 如果您將客戶帶到餐廳，咖啡店等，則期望選擇標簽。
• 想到銷售會議有點像第一次約會是個好主意：您希望找到共同點，同時給人留下深刻（準確）的第一印象。

銷售會議經常被視為必不可少的邪惡。有些人在這些環(huán)境中蒸蒸日上，可以毫無問題地與客戶達成交易。其他人討厭它們，并盡可能避免它們。但是不幸的是，有些客戶在愿意與您合作之前會堅持這種會議。

與現(xiàn)有客戶會面

有時，您已經與之合作的客戶會開會。通常這樣做是為了獲取項目的更新，或者需要更改項目的范圍。

有時您會在中立的地方開會，但是這些會議通常在您或客戶的辦公室舉行。再次，就像銷售會議一樣，如果您要在辦公室開會，則需要提供一些基本的茶點。

啟動會議是您可能需要為每個新客戶舉辦的非常常見的計劃會議類型。這是客戶與項目團隊的大部分或全部在項目開始時開會的時候，彼此結識并討論每個團隊成員的角色。在某些情況下，這不會與客戶舉行，而是內部會議。

年度會議

年度會議略有不同，通常更像是會議，而不是我們通常認為的會議。年度會議將組織中的每個人召集在一起，有時包括演講者，講習班，課程等。

這些在擁有許多辦事處的大型公司中最常見，盡管在擁有分布式工作人員的公司中也很常見。對于很少親自進行互動的員工來說，這是一個很好的方法，它可以增強公司的內部文化。

幸存的客戶會議

客戶會議比一般的內部會議給您帶來更大的壓力。無論是第一次會議還是第十五次會議，您都必須給人留下專業(yè)的印象。您可以做很多事情來確保您的客戶會議有效。

你需要一個議程

與客戶舉行的每次會議都應該有一個議程，即使只是在您的腦海中。會議的召開是有原因的，有些事情需要解決。詢問您的客戶會議的目的是什么（如果他們要求的話），這樣您就可以清楚地知道需要完成什么。

設定關鍵目標

盡管不一定是同一件事，但這直接關系到議程。會議的目標可能是澄清項目的某些方面，或者讓客戶同意您的想法。無論哪種情況，了解會議的目標是什么，知道客戶的目標是什么，都會使會議更加順利。

問好問題

在大多數(shù)客戶會議中，您都希望從客戶那里收集信息，即使這些信息是對您的想法或建議的反饋。通過向客戶提出好的問題，您將能夠了解他們想要的東西以及他們真正的想法。在某些情況下，客戶本身可能不知道他們想要什么，只有通過向他們提出問題，您才能引導他們得出結論。

確保合適的人在那里

如前所述，您需要確保任何項目的關鍵決策者都出席會議。沒有他們，會議將無法達成實際的結論或解決方案，您可能會陷入無休止的后續(xù)行動周期。

召開客戶會議時，可以詢問甚至明確要求某些關鍵決策者出席（如果您知道他們是誰）。如果您不知道他們是誰，那么可以問一下與您會面的人，看看是否還有其他人參與決策過程，然后看看他們是否會參加。

做好準備

準備有兩個方面。首先，您需要確保擁有正確呈現(xiàn)給客戶的所有信息。其中包括必要的視覺輔助工具，以及您可能擁有的任何實際原型或模型。

如果您不在辦公室開會，請確保在需要顯示在線資產時可以使用wi-fi。有一個備份計劃，以防萬一。出席會議并無法向他們展示您的承諾時，沒有什么比這更專業(yè)。

其次，您的客戶不可避免地會對您遇到的任何問題有任何疑問或異議。為這些問題或異議做好準備的關鍵。有時候在別人面前做演講是一個好主意，看看他們可能有什么問題或反對意見，以作準備。

做筆記

在任何客戶會議期間，您應始終記筆記。您不能依靠自己的記憶來記住重要的細節(jié)或討論要點。甚至只是對所討論內容的概括概述也可能會有所幫助。

如果在實際會議期間做筆記不方便，或者您只能記下幾件事，那么一種有用的技術是在會議之后立即做一些筆記。如果您在會議期間記了一些筆記，然后又花了五到十分鐘來充實這些筆記并記下其他想法，那么您不太可能忘記重要的事情。

發(fā)送會議后摘要

最后，會議中的每個人都必須在同一頁上保持一致，這一點至關重要。這就是為什么會議后摘要可以成為非常有用的工具。花幾分鐘時間寫出會議摘要，尤其是包括已達成的任何結論或需要采取的任何行動步驟。

分配后續(xù)任務

您很可能會離開會議，并列出接下來需要做的事情。除非您自己處理所有任務，否則請確保將每個任務分配給團隊成員以完成任務。

使內部會議富有成效

考慮到每年僅在美國企業(yè)上不必要的，無效的會議就浪費了370億美元的薪水成本，因此限制會議的召開并使其步入正軌至關重要。

內部會議有許多種可能的方式可以偏離正軌并浪費時間。這就是為什么這么多公司完全避免使用它們的原因。但是，有一些關鍵可以使您必要的會議保持高效。

考慮時間

當您開會時，會議效率是非常重要的一部分。盡管會議本身可能只持續(xù)30分鐘，但是如果打斷了員工一天中最有生產力的時間，那不是很好的時間浪費。考慮早上開會（當許多員工要浪費時間去喝咖啡和與同事聊天，或者做一些瑣碎的事情，例如趕上電子郵件）時，或午飯后開會。

一些最糟糕的會議時間是在午餐之前（每個人都餓了，想離開）和一天結束時（人們更加專注于完成工作，以便可以回家過夜）。早上和下午的好壞取決于您員工的工作周期。

定義目的和議程

每次會議都應有一個目的，該目的應在會議之前進行定義。最重要的是，會議目的應該與參加會議的人員共享，以便他們知道會發(fā)生什么。

沒有比員工不知道目的的神秘會議更能引起壓力或浪費時間了。如果公司正在進行任何類型的更改或在財務上或其他方面遇到任何問題（或據傳有問題），則尤其如此。

員工經常想知道下一次會議是否是他們將要發(fā)現(xiàn)的大規(guī)模裁員，部門結構或工作職責的重大變化或更糟的會議。公司本身關閉。這使他們在開會之前的工作效率大打折扣，因為他們擔心會議將包括什么。

會議議程應在會議開始之前發(fā)出。它應該清楚地概述將要討論的內容以及會議的時間和持續(xù)時間。

保持話題

由于您有一個議程，因此在整個會議中保持話題主題比較容易。如果與會者提出其他主題，請記下它們以供以后討論，但不要偏離議程。

要求特定的參與者負責使事情保持正軌甚至會有所幫助。這是一項重要的工作，如果您希望提高會議的效率，就需要處理這一工作。

只有必要的人可以參加

為什么要浪費不需要參加會議的員工的時間？只有直接參與會議主題的人才能出席。有時，這意味著拆分為多個會議，以使主題與每組參與者相關。這比要求只需要在會議的一小部分時間到那里的員工浪費一個小時的工作時間要好得多。

充分準備

一旦掌握了議程，就可以為會議做好充分的準備。確保您擁有所需的一切，并確保在會議開始之前共享與會者需要的所有信息。會議開始時，您應該做的最后一件事是瀏覽隨機記錄，以弄清楚從哪里開始或涵蓋哪些內容。

這也是為什么與參加者分享您的議程很重要的原因，這樣他們才有時間充分準備自己的時間。

堅持不懈

每次會議應有開始時間和結束時間。那些時間應該堅持。這意味著即使不是每個人都在場，也要準時開始會議。這也意味著即使沒有涵蓋所有內容，也要結束會議。嚴格執(zhí)行此操作將使您更有效率，因為如果您知道需要在特定時間段內完成某些事情，您將不太可能偏離。

如果某人遲到，請不要花時間在會議本身上為他們回顧一下事情。所有這些都是懲罰那些努力守時并浪費會議時間的人。

您還需要使會議簡短。會議絕不應該超過一個小時，將會議限制在三十分鐘甚至十五分鐘是一個更好的主意。會議時間越短，就越容易按時進行，離開主題的時間也就越短。它還使與會人員感到緊迫感，您會發(fā)現(xiàn)更輕松地快速瀏覽主題。

短期會議規(guī)則的一個例外是集體討論會議。但即使是這樣，也應該分成更短的療程，以防止倦怠。集思廣益一個小時，然后稍事休息再回到它，比嘗試直接工作兩三個小時要有效得多。

鼓勵參與

會議應該讓那些參加會議的人參與進來，以便他們更有可能實際關注并從會議中獲得一些收益。在會議結束時提出問題，提出想法并尋求反饋。會議結束后向員工索取驗尸風格的報告也是一個好主意，以便下次可以改進。

在會議之前向員工提供議程和其他重要信息，這意味著他們將更愿意提出問題或在被問到時提供見解。

做個好筆記

會議中的某人應被分配做筆記的任務，然后在會議結束后將其分發(fā)給小組。盡管可能不需要召開正式會議，但記錄始終是個好主意。

鼓勵每個參加者也做筆記，但是如果不做筆記也不要感到驚訝。有些人喜歡在會議期間全神貫注，并注意所講的一切，并會在會議結束后做筆記。

分配跟進

在最有效的會議結束時，將需要完成一些任務。這可能包括會議議程之外出現(xiàn)的任務，或者需要更多信息才能做出決定的領域。

花一點時間將每個后續(xù)任務分配給最適合完成任務的人員。通過專門分配他們，他們實際上會完成，如果不這樣做，則有人將負責。否則，您可能會冒著下一次會議無效的風險，因為上一次會議的所有內容都沒有得到處理。

處理遠程會議

隨著越來越多的設計團隊分散和遠程工作，遠程會議變得越來越受歡迎。盡管許多相同的事情適用于虛擬會議，也適用于親自舉行的會議，但還是有一些特殊的注意事項。

首先，您可能需要弄清楚某些或所有與會者的屏幕共享。即使不需要屏幕共享，您可能也需要虛擬白板或類似的東西來共享想法。

您可能希望使用網絡視頻（例如Skype）來使遠程會議更加個性化。如果您要與不認識的人見面，這一點尤其重要。

高端網站設計，您可能需要禁用靜音功能，以使每個人都更加參與。但是，這也可能使您分心，特別是如果您的某些遠程與會者在家中工作并且在后臺進行其他操作時。因此，請考慮一下，但不要將其視為一成不變的規(guī)則。

像現(xiàn)實世界中的會議一樣，您仍應遵守固定的時間和議程，并確保按時開始和結束會議。