延遲上班別發(fā)愁，遠程辦公抗疫情！

2020 年的春節(jié)注定是一個不平凡的春節(jié)，全國都在抗擊新型冠狀病毒肺炎。除了不出門，勤洗手，戴口罩之類的常規(guī)操作，我們就在想，在這個大背景下，我們還能夠做哪些事情？

考慮到春節(jié)假期臨近結束，返程的旅途中可能會加大傳染的概率，延長隔離時間、遠程在家辦公也許是普通群眾能給國家在這場戰(zhàn)役中做的最大貢獻。

然而在我們國家，暫且不論別的行業(yè)，至少我們所在的高科技行業(yè)還沒有普及遠程辦公的文化，所以我們在此將 PingCAP 實踐了近五年的工程師遠程辦公經(jīng)驗介紹給大家。

本文將盡量少描述理念，而更多的從實踐方面講述我們的落地經(jīng)驗，以期在這樣的一個特殊的時刻幫助更多的朋友和公司盡快行動起來，為國家為社會貢獻一份我們微薄的力量。

我們已經(jīng)通過實踐證明，在這個時代，至少對于類似軟件工程這樣的主要以腦力和創(chuàng)意為主的工作，已經(jīng)有足夠的方法論和基礎設施，讓遠程工作的效率不比傳統(tǒng)模式差，有時候甚至能有更好的產(chǎn)出（相信已經(jīng)有同學想起了早上擁擠的交通對心情和思維的副作用）。下面我們聊聊一些具體落地的經(jīng)驗。

遠程辦公的管理哲學

遠程辦公在國外并不是一件新鮮的事情。在硅谷，尤其是新一代的科技公司幾乎都有遠程工作的基因，這背后有很多原因在這篇文章中就不展開了，如果感興趣的朋友可以看看來自 37 Signals 的 David Heinemeier Hansson 的《Remote》一書。

對于我們來說，PingCAP 從公司建立之初就開始踐行這個文化，主要出于這幾點原因：一方面包括我在內(nèi)的幾位聯(lián)合創(chuàng)始人都是工程師出身，本身對于效率比較有追求，自由的工作形式能夠提高我們的工作效率，同時我們痛恨低效形式主義；另一方面，對于一個初創(chuàng)的公司來說，我們不希望人才因為地域的限制而不能加入我們。

一個很好的例子是我們的首席架構師 siddontang，也是我們招聘的第一位員工，因為家庭原因不希望來北京，過去的幾年一直都在珠海的家里遠程工作（這篇 blog 詳細描述了他的親身經(jīng)歷：https://github.com/siddontang/blog/blob/master/2016/my-remote-work.md）。

另外一個非常重要的原因是我們的員工是全球分布，基于開源的開發(fā)模式，所以一開始就注入了遠程工作的基因。

軟件工程是一項以腦力為主要資源開展的工作，在如今高度發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)技術支撐下，其實是天然適合遠程工作的，但是我們?yōu)槭裁创蠖鄶?shù)時候覺得遠程工作不如集中工作效率高？

除了遠程帶來的溝通協(xié)作障礙外，我們認為其實最根本的差異還是在管理哲學上，是傾向于傳統(tǒng)監(jiān)管的管理思維還是自驅(qū)的管理思維，在 PingCAP，我們在企業(yè)文化上一直倡導的是后者。

為此，我們需要建立一個強大的愿景驅(qū)動力，并落實在我們的各種細節(jié)中，同時盡可能為同事們營造自由、開放、分享的工作氛圍。

幸運的是，這也和我們從事的開源領域的工作方向完美契合。舉個例子，在 PingCAP 我們從來不進行任何形式的打卡，每周五我們都有例行但是議題不限的員工 TGIF 分享 ，任何一位同事都有機會站在臺上分享自己的工作成果和心得，甚至我們發(fā)給大家的周邊產(chǎn)品都是在設計、選材上一遍一遍的精挑細選，且限量供應，以期讓每一個小伙伴感受到溫暖和尊重。

這一切的工作看似和我們的遠程辦公沒有直接關系，但是實際上讓我們一點一點地變成了一個脫離形式、高于形式而存在的強大的遠程組織。

目標和計劃管理

如果問一個問題，對于工程師團隊來說，什么時候需要溝通最多？我想是制定計劃和目標的時候。

軟件工程遠程辦公我們首先要解決的是我們要建立遠程可操作的更加清晰、高效的目標和計劃管理。

從宏觀層面說，在 PingCAP 我們依賴的是 OKR 這個工具進行公司以及團隊的目標管理，OKR 是硅谷以及國內(nèi)的很多互聯(lián)網(wǎng)公司越來越流行的目標管理工具。

經(jīng)過探索，我們認為 OKR 是一個比較適合遠程工作團隊的目標管理工具，因為 OKR 相比 KPI 來說，首先更加強調(diào)由團隊成員共同制定團隊目標，這樣帶來的好處是易于讓整個團隊就目標和關鍵結果達成共識，始終保持團隊的目標導向一致。

其次能夠讓團隊成員更加明白做手頭上的事情對于團隊以及對于公司的意義，這一點對于遠程團隊尤為重要，極大的有利于促進部門與部門、人與人的協(xié)作，讓團隊更加具有整體性。

最后，OKR 還有一個很重要的特點：透明，在我們的實踐中，每個團隊都可以看到別的團隊的 OKRs，大家在制定完各自團隊的 OKR 后，還需要在公司級別宣布，確保大家都能了解。

從微觀層面說，例如一個具體的項目計劃制定和執(zhí)行跟蹤，也需要一樣的透明。我們的實踐是項目的負責人為每一個大的項目建立一個全局的項目「地圖」。

力求做到即使是半路加入的同學，看到這個地圖后，就能夠清楚的知道現(xiàn)在是什么情況，需要的資源的鏈接在哪，負責人是誰，風險點在哪。這個對于遠程工程團隊的管理者來說更是至關重要。下面是一個例子：

某個項目事項追蹤表

當我們把我們的目標和計劃能夠清晰、高效、透明的在整個公司內(nèi)部制定、發(fā)布和管理起來，遠程辦公已經(jīng)具備了初步的可操作性。

工欲善其事，必先利其器

既然我們這里更多的是討論實操，我們接下來重點講一講軟件工程遠程辦公環(huán)境我們所使用的工具。

企業(yè)文化、目標管理我們需要相對長時間的工作去逐漸建立，工具的引入則相對快速見效，也就是俗話說的，工欲善其事，必先利其器，使用良好的工具會讓事情事半功倍。

PingCAP 的主要產(chǎn)品 TiDB 是一個開源的數(shù)據(jù)庫，我們研發(fā)的主要工作流都是構建在 Github 上面，完全對社區(qū)公開。

所以我們的工具鏈也是以 Github 為中心，串聯(lián)其它的工具，下面是完整的工具列表（這些工具很多都有國內(nèi)的替代工具，如果公司不像 PingCAP 這種員工全球分布的，可以根據(jù)實際需求選擇）：

GitHub：代碼托管，公開的 RFC，社區(qū) Issue 反饋，產(chǎn)品發(fā)布，Code Review 等。Zoom：在線會議。Slack：即時通訊，機器人消息中樞。在線文檔：文檔協(xié)作，幻燈片，表格。郵件，日歷。Confluence：內(nèi)部的文檔，包括已成型的設計文檔（如內(nèi)部的 RFC 文檔），Wiki 等。Jira：Bug 和 Milestone 跟蹤。Trello：看板，記錄一些重要客戶和事件的備忘。Jenkins：持續(xù)集成，daily build。這里通過一個小例子介紹一下我們研發(fā)的工作流：。

1. 假設我們需要做一個新功能，從構思開始，可能第一個會使用的工具是在線文檔，負責的同事會草擬一個文檔，將大致的想法在其中描述，然后通過 Share 的功能，分享給相關的同事，大多數(shù)時候這些設計文檔都會 share 到所有的工程師都會在的郵件組里，任何人都可以上去評論或者編輯。

2. 文檔經(jīng)過溝通討論定稿之后（溝通環(huán)節(jié)我會在下面一節(jié)重點介紹），會同步到 Confluence 和 GitHub 中（如果可以公開的話，英文版會發(fā)到 GitHub 上）。

3. 接著該項目將被拆分成多個子項目，通過 JIRA 分配到具體的人，完成后直接提交到 GitHub 上，項目的該模塊的 Reviewer（也包括 Maintainer）會參與 Code Review，收集到兩個 LGTM（Looks good to me） 并通過各種持續(xù)集成工具的測試后，最終合并到主干。

修 Bug 的流程也類似，值得一提的是我們開發(fā)了一個 bot，用于同步 GitHub 中來自社區(qū)的 Issue 到內(nèi)部的 JIRA 中。

優(yōu)秀工程師的創(chuàng)造力是無窮的，尤其在遠程工作的背景下，我們非常鼓勵工程師通過自制工具來提升工作的效率。

除了上面提到的 Issue 機器人，我們的 Chaos 測試（最近已經(jīng)開源, https://github.com/pingcap/chaos-mesh），CI/CD，甚至包括社交網(wǎng)絡上簡單的動態(tài)輿情監(jiān)測，都有自動化的工具在做。

還有小伙伴們通過自動化的手段優(yōu)化自己工作中的一些流程，舉幾個好玩的例子：disksing 同學使用 App Script 自動生成自己的周報（http://disksing.com/review-recorder/）；

siddontang 同學自己寫了個小工具 github-cli（https://github.com/siddontang/github-cli）來高效的追蹤關注的 Github 項目的動態(tài)；

我用 Python 寫了一個小腳本，每日收集 Trello 上指定 Board 內(nèi)的卡片的更新，并給我匯總發(fā)郵件……

這樣的例子數(shù)不勝數(shù)，有時候真是很佩服大家想象力和動手能力，我們非常堅定地鼓勵大家做這些事情。

我們的 IFTTT 機器人在收集提及 TiDB、PingCAP 的推文

SRE 機器人自動 Merge PR 并 Cherry-pick 到 Release 分支

介紹了這么多好玩的東西，其實我想表達的是：對于遠程工作來說，能交給機器做的，盡量不要人來做，自動化是至關重要的。

尤其對于線上的協(xié)作來說，多一個人的參與就意味著多一份溝通成本。我對于工程師團隊選擇開發(fā)相關的效率工具，有幾個建議：

1. 選擇有開放 API 的工具，方便寫 bot，形成協(xié)同效應。

2. 切忌諱過多過雜，選擇幾個好用的，將其用透。

3. 使用 Slack 之類的 IM 作為各種工具的 Message Hub，盡可能做到在一個地方就能一目了然事情的狀態(tài)。

另外就像上面提到的，由于我們也有一些海外的同事、客戶以及海外社區(qū)溝通的需求，所以主要選用的工具基本都是國際上比較通用的，如果你們公司的業(yè)務都在國內(nèi)的話，這些工具基本都可以找到國內(nèi)的或者私有部署的替代方案，例如 ONES，Tower，Gitlab 等。

對遠程友好的溝通和協(xié)作機制

如果說上面聊的工具只是基礎的話，那么遠程工作最大的挑戰(zhàn)就是溝通了。對于一個成熟的團隊來說良好的溝通一定是必不可少的，甚至溝通的品質(zhì)決定了做事情的品質(zhì)。

并不是說因為遠程工作因為條件約束，就少溝通甚至不溝通了，相反的，在這種環(huán)境下我們的溝通可能會更多更細致，只是形式并不僅僅限于面對面的會議這種形式而已。

在聊我們的溝通實踐之前，我想先聊聊溝通的意義，首先我認為溝通最重要的意義在于：信息拉平。

對于一個遠程的團隊來說，用大白話來說也就是：大家需要互相都知道自己該干嘛，團隊正在干嘛以及該干嘛。

這件事情在很多公司是通過大大小小的會議，或者甚至吼一嗓子完成的。但是在一個遠程的團隊中，溝通這件事情需要做得更加的透明。

即使是遠程，大部分時候會議仍然是最高效的信息拉平方式，類似 Zoom 這樣的視頻會議工具已經(jīng)提供了很好的平臺，而且智能手機和移動互聯(lián)網(wǎng)的普及也讓會議的參與變得更加的便捷。

這里多提一句，PingCAP 是 Zoom 的重度用戶（也是企業(yè)客戶），Zoom 的用戶體驗真的非常棒，我們即使是全公司級別的會議，也都是通過 Zoom 完成的（昨天剛得知一個令人振奮的消息，也給 Zoom 做個友情廣告，目前國內(nèi)用戶訪問 zoom.com.cn 可以免費不限時長使用，直到疫情得到有效控制之日）。

在 PingCAP 從形式上來說，因為會議基本都會有遠程的同學參與，所以默認都是線上會議。

從內(nèi)容上來說，大概有兩種會議，一種是例會，一種是具體業(yè)務的溝通會。相信和別的公司也沒什么不一樣，我這里聊聊我們覺得比較好的一些實踐：

在 PingCAP 各個團隊（包括虛擬團隊）大大小小一定都會有例會，通常以周為單位，有些比較重要且緊急的項目會以天為單位，會議的時間和長度也不一定。周會是一個很好的機會能讓團隊成員互相了解大家在干嘛，對于 Manager 也能很好的知道方向有沒有歪，進度是否正常。

另外一點，分享一些關于會議的實踐：

1. 對于類似例會這種偏信息拉平的會議，Manager 最好不要直接在這類會議上做決策。因為很多信息可能是剛接收到馬上做決策不一定是經(jīng)過深刻的思考，另一方面信息可能不全面，還需要進一步的跨團隊溝通。

2. 善用 Calendar。我建議研發(fā)團隊內(nèi)部將 Calendar 可以別人可見（這點上財務，商務，高管團隊需要酌情考慮），通過訂閱和你相關的同事的 Calendar 是一個也是一個很好的信息拉平渠道。

3. 會議前發(fā) Agenda，會議后形成 Meeting notes 發(fā)給參會的人，并記錄在 Wiki 中。

4. 盡量少開大會長會。Amazon 的「兩個 Pizza 原則」也同樣適應于開會（這點說起來簡單，其實做起來很困難，尤其在跨團隊協(xié)作上，我們也在努力）。

這里說幾個我們親身經(jīng)歷的坑。因為遠程的關系，在 PingCAP 我們一直以來要求盡可能的使用文檔進行溝通，我們確實在早期很嚴格的踐行了，但是那個時候我們重度依賴在線文檔。

于是陷入了一個問題：協(xié)同功能很棒， 但是索引功能很弱。于是很多時候就出現(xiàn)了，可能記錄某件事情的文檔找不到了，或者有多個文檔（很多甚至只是討論稿）在描述同一個事情。

為了解決這個問題，我們后來引入了 Confluence，用做團隊 Wiki，主要起到信息索引和搜索的功能，我們非常依賴 Confluence，并且玩出了很多花樣，這里我只舉幾個最佳實踐的例子：

1. 給每個團隊創(chuàng)建團隊的 Page（類似前面提到的「地圖」的概念）索引一切和這個團隊相關的內(nèi)容，讓新人能夠一目了然。例如下面是來自 TiKV 團隊的例子：

2. 團隊周報和個人周報，每個團隊的周報會一層層的匯總和歸納，在每周的高管例會前發(fā)出。所有的周報都在 Confluence 里被索引。

3. Logbook，這個是我們比較有意思的東西，對于一些帶有探索性質(zhì)的工作，例如一些小實驗，性能測試，一些特殊場景的優(yōu)化等等。我們也會詳細的記錄下來，形成一個個實驗 logbook，這些 logbooks 可以通過關鍵字被 Confluence 的檢索到，一是作為未來實現(xiàn)或者輸出成文章的素材，二是防止將來做重復的工作。

在內(nèi)部協(xié)作全面引入 Confluence 后，我們的文檔信息碎片的問題得到了比較大的緩解，唯一美中不足的是 Confluence 的移動端做得實在不盡如人意，希望 Atlassian 團隊未來能改進。

另一個坑來自于 IM 工具的選擇。這個可能也不是坑，更多的是由于微信平臺本身不是為了辦公場景設計的帶來的問題。

由于我們多數(shù)的國內(nèi)客戶都傾向于使用微信作為溝通的渠道，作為一個 toB 企業(yè)，我們必須去適應這個現(xiàn)實（比如我手機上有幾千個微信群），這個問題導致了我們 IM 溝通的碎片化，而遠程工作的環(huán)境會進一步放大這個問題。

可能同一件事情，有些同學看著微信，有些同學看著 Slack，這就導致了消息不對稱。再者微信是一個封閉系統(tǒng)，沒有 Open API，很難通過技術的手段同步到一個平臺。

另一個問題是，微信這種用法，工作和生活很難分開，有時候很令人苦惱。這個問題通過引入企業(yè)微信得到了一定的緩解，但是因為企業(yè)微信又是一個新的 IM，也是一個封閉系統(tǒng)，信息碎片化的問題和海外同事使用習慣上的問題仍然存在。在這個方面，我們?nèi)匀辉谔剿鳌?/span>

遠程辦公環(huán)境下的自我管理

遠程辦公還有一個很重要的方面是個人的心理建設和自我管理。這點因人而異，其實很多人不太適合長期 work from home，例如我遠程工作的時候一定要從家走出來，去個咖啡廳或者 WeWork 之類的地方才能進入工作狀態(tài)，但是我們的首席架構師就可以五年如一日將他家的書房當成辦公室。

人無疑是最重要的一環(huán)，不過在這篇文章中，我并不想展開太多，有機會再詳細聊聊，這篇文章我希望盡量關注比較普適的方法。

在遠程環(huán)境下，需要工作者能夠克服孤獨感，并且由于沒有同事在身邊，需要比較強大的自律精神克服倦怠感。

在這點上，我推薦使用一些個人時間管理工具，例如番茄鐘，日歷等工具。但是和公司選用工具一樣，切忌貪多，選擇一個用透最好。

另外在生活中也保持一個規(guī)律的作息習慣也會很有幫助，這點在上面引用的 siddontang 那篇博客（https://github.com/siddontang/blog/blob/master/2016/my-remote-work.md）中有很好的闡述。

另外一點比較重要的是，很多工程師可能是一個比較內(nèi)向的性格，遇到困難的時候，尤其是在遠程的環(huán)境下，容易鉆牛角尖。

這種情況下，一定切記要主動的求助和溝通，甚至可能需要比面對面的環(huán)境下更加頻繁的溝通。

對于管理者來說，要做到這點，需要將任務拆解得足夠細，在前期溝通需要反復確認是否和遠程工作的同學達成一致，這個環(huán)節(jié)需要非常的重視。

Online and Offline（線上與線下）

PingCAP 并不是一個徹底的每個人都遠程辦公的公司，我們?nèi)匀辉诟鱾€大城市有我們的辦公室（北京、上海、廣州、深圳、成都、杭州、硅谷）。就像上一節(jié)說的，遠程工作看起來很美，但是可能也并不適合每一個人。

人是社會化動物，很多時候我們?nèi)匀恍枰獜木€上走到線下，和同事一起吃頓飯，聊個天。

因為這點，我們的解法是：PingCAP 使用遠程的工作方式和文化，但是仍然保留著各地的辦公室，所以我們有一個不成文的慣例，當每個城市的員工超過 4 個人的時候，就可以找個辦公室了。

在各地 Office 的運營上，也是比較有 PingCAP 的特色的。很多傳統(tǒng)公司的各地子公司通常是定位特殊的辦事處，例如銷售，測試，研發(fā)等。

但是由于我們的遠程辦公文化，我們各地的 Office 其實更像是一個虛擬的組織，也就是說可能同一個團隊的同學會隸屬于不同的 Office，或者反過來，每一個分公司都可能會有不同職能、不同團隊的同學。

這樣是有好處的：

1. 作為一個 toB 公司，我們國內(nèi)的客戶也主要分布在幾個主要城市，在客戶當?shù)赜蟹止灸芨奖愕拈_展客戶支持和市場活動。

2. 在同一個城市的辦公室內(nèi)有不同部門的同事，有助與構建更多樣化且健康的文化，也能更順暢的進行跨團隊合作。

辦公室的 Manager 更偏向于當?shù)剞k公室具體事務和活動的管理和組織，另外每個 Office 都會有一個行政來處理日常的事務。所以，通常我們的 Team building 會有幾種：

1. 當?shù)?Office 自己會有 TB 的經(jīng)費，可以自己組織活動。

2. 每當團隊出差到同一個地方的時候，組織團隊的 TB（當然，我們大多數(shù)是程序員，基本就是吃吃吃）。

這里提到了出差，順便介紹一下，我們建議遠程研發(fā)團隊的 Managers 大概一個月需要盡量和團隊的大多數(shù)成員 Face to Face 的見一次面，這些行程通?？梢院涂蛻舭菰L安排在一起。線下的溝通可以讓線上的交流更加順暢。

總結

總得來說，遠程辦公并非十全十美，像我們這樣的科技公司具備天然的文化和規(guī)制土壤，但仍然有很多地方有繼續(xù)改進的空間，歡迎大家給我們多提建議。

很高興在國內(nèi)遠程辦公文化尚未普及之時，能夠用這么長的篇幅為大家分享一點落地經(jīng)驗。在這個特殊時期，我們在家不動的同時勞動創(chuàng)造價值，也算是為社會做了點微小的貢獻